Portalzugänge und Schlüsselsafe-PINs verwalten, ohne Excel-Liste

Fragen Sie in einem Maklerbüro nach, wo die Zugangsdaten liegen, und Sie bekommen selten eine gute Antwort. ImmoScout und Immowelt im Kopf einer Person, die Schlüsselsafe-PINs in einer Excel-Tabelle im geteilten Ordner, ein paar Passwörter per WhatsApp weitergegeben. Der Zugangsdaten-Tresor ist genau dafür gebaut: Zugänge sicher ablegen, gezielt freigeben und nachvollziehen, wer wann was gesehen hat.

Das eigentliche Volumen sind die PINs#

Portal-Logins sind das Offensichtliche: ImmoScout24, Immowelt, Kleinanzeigen, oft mit einem eigenen Zugang pro Makler:in. Das eigentliche Volumen kommt aber von woanders: von den Schlüsselsafe- und Schließsystem-PINs für leerstehende Objekte. Ein mittleres Büro kommt leicht auf über 150 solcher Einträge. Dazu API-Keys für andere Tools, Notar-Portale, WLAN- und Drucker-PINs und einfach sichere Notizen.

Der Tresor kennt vier Eintragstypen: Passwort, API-Key, PIN-Code und sichere Notiz. Jeder Eintrag trägt einen Titel, optional eine Login-URL zum direkten Öffnen, die Kennung (E-Mail, Benutzername oder Kundennummer), das verschlüsselte Geheimnis, Notizen, Tags und ein Ablaufdatum. Für die PINs heißt das in der Praxis: ein Tag pro Objekt, PIN als Typ, und bei Bedarf 150 Einträge per CSV-Import auf einmal.

Wie sicher "verschlüsselt" hier wirklich ist#

Verschlüsselt at rest bedeutet oft wenig. Deshalb konkret:

Normale und sensible Einträge werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert. Das Geheimnis wird nie einfach mitgeladen. Die Liste zeigt nur die Metadaten und ein Kennzeichen, ob ein Geheimnis hinterlegt ist. Erst ein ausdrückliches Aufdecken entschlüsselt den Wert auf dem Server, und genau dieser Vorgang wird protokolliert.

Für die wirklich heiklen Einträge gibt es eine zweite Stufe: Zero-Knowledge. Hier setzen Sie ein Master-Passwort, aus dem im Browser über ein Argon2id-Verfahren ein Schlüssel abgeleitet wird. Ver- und entschlüsselt wird ausschließlich in Ihrem Browser. Der Server speichert nur den Salt, die Parameter und einen Prüfwert, niemals das Master-Passwort und niemals den Schlüssel. Die Konsequenz ist bewusst hart: Solche Einträge lassen sich nicht extern teilen, weil der Server sie gar nicht entschlüsseln kann.

Freigeben statt weitergeben#

Der Unterschied zur Excel-Liste ist die Kontrolle darüber, wer was sieht. Jeder Eintrag lässt sich gezielt freigeben: an einzelne Teammitglieder, an ganze Rollen oder an eine Berechtigungsgruppe, jeweils als "Ansehen" oder "Verwalten". Dazu kommen die üblichen Workspace-Rollen.

Ein Detail, das im Alltag zählt: Ein privater persönlicher Eintrag ist wirklich privat. Er ist selbst für die Inhaberin des Büros und für Administratoren nicht einsehbar. Das ist im Code so durchgesetzt, nicht nur eine UI-Einstellung.

Für Externe ohne Plattform-Account, den Notar oder die Hausverwaltung, gibt es einen Magic-Link: nur lesend, mit wählbarem Ablauf von einer Stunde bis zu sieben Tagen, jederzeit widerrufbar und mit Aufruf-Zähler. Der Link-Token wird nur als Hash gespeichert, nicht im Klartext.

Das Audit-Log ist keine Deko#

Jedes Aufdecken, jede Änderung und jede Freigabe schreibt eine Zeile ins Audit-Log: wer, welcher Eintrag, wann, mit welcher Sensitivitätsstufe. Klartext taucht dort nie auf, weder das Passwort noch die entschlüsselte Kennung. Beim Aufdecken eines als sensibel markierten Eintrags verlangt der Tresor zusätzlich einen Grund, der mitprotokolliert wird.

Kleiner, aber angenehmer Sicherheitsreflex: Wenn Sie ein Geheimnis kopieren, wird die Zwischenablage nach 30 Sekunden wieder geleert, sofern der Inhalt unverändert ist.

Was der Tresor bewusst nicht tut#

Damit Sie wissen, worauf Sie sich verlassen können, und worauf nicht:

• Kein Auto-Fill, keine Browser-Erweiterung. Es gibt "Zum Login öffnen" und Kopieren, mehr nicht.
• Kein automatisches Rotieren. Der Tresor kann ein Passwort beim Anbieter nicht selbst ändern.
• Kein programmatischer Zugriff von Drittsystemen auf die Klartext-Geheimnisse.
• Kein tenantübergreifendes Teilen. Die Trennung zwischen Workspaces ist absolut.

Und ehrlich zum Reifegrad: Das Tool ist funktional vollständig, aber noch jung. Es gehört zu den ersten Werkzeugen der Plattform und wird gerade im echten Betrieb gehärtet.

Warum das keine 1Password-Kopie ist#

Ein generischer Passwort-Manager ist für IT-Teams gebaut. Der Zugangsdaten-Tresor ist für Maklerbüros gebaut: mit Rollen, die zum Büro passen, mit befristeten Freigaben an Externe ohne teuren Gäste-Sitz, mit mandantengetrenntem Audit-Trail und unter Ihrer Marke. Kostenlos ist er obendrein, er verbraucht keine Credits und keine KI. Er ist als Standard-Werkzeug dabei.