DB-Leads verstehenTeil 3 von 13
Woran ein Fund hängt: Beleg, Herkunft, Alter
Die erste brauchbare Fassung der Bewertung kannte zwei Dimensionen: Kategorie und Stärke. Keine davon beantwortet die Frage, auf die es ankommt. Teil 3 der Serie über Belege, ihre Herkunft und ihr Alter.
REOSA-Team · 05.09.2026 · 5 Min. Lesezeit
Nach der ersten Kalibrierung lief der Scan sauber durch und erzeugte Funde. Es waren die falschen. Hohe Punktzahlen für Kontakte, bei denen nichts zu holen war. Der Fehler saß nicht in der Umsetzung, sondern in der Fragestellung: Die Formel kannte zwei Dimensionen, Kategorie und Stärke, und keine der beiden beantwortet die Frage, auf die es ankommt.
Die Frage lautet nicht „wie stark klingt das". Sie lautet: Weiß das Büro das schon?
Der Befund, nachgerechnet#
Vier Fälle, mit der damaligen Formel gerechnet, Schwelle 20:
| Beleg | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| „Kontaktart: Eigentümer", mittlere Stärke | 8 + 20 × 0,75 = 23 | über der Schwelle, also Fund |
| Bemerkung von 2019, „Folgeauftrag", schwach | 8 + 35 × 0,5 = 25,5 | zählt wie von gestern |
| Dasselbe Zitat aus einer Mail von gestern | 8 + 35 × 0,5 = 25,5 | identisch |
| Verkaufsbereitschaft hoch, ohne ein einziges Signal | 20 | exakt die Schwelle, also Fund |
Zeile 1 und 4 sind Funde, die dem Büro genau das zurückmelden, was es selbst eingetragen hat. Zeile 2 und 3 sind rechnerisch identisch, obwohl sieben Jahre dazwischen liegen.
Dazu kam ein Verstärker, der die Sache verschlimmerte: Die CRM-Felder stehen im Prompt als saubere Zeilen im Muster „Beschriftung: Wert", während der eigentliche Fundort, also der Volltext einer Mail oder eine Gesprächsnotiz, 4.000 Zeichen Fließtext ist. Wenn ein Modell einen Beleg zitieren soll, greift es zum bequemsten. Das ist kein Fehlverhalten, das ist die vorhersehbare Reaktion auf einen schlecht gebauten Kontext.
Zwei Funde aus dem echten Betrieb#
Die zwei Fälle, die den Umbau ausgelöst haben, standen am 31. Juli 2026 im Referenzkonto. Beide Namen sind hier ersetzt.
Der erste Fund kam auf 95 Punkte. Seine Belege: „Anfrage wegen: 'Verkauf'; Art der Anfrage: 'Wohnung verkaufen'" und „Bemerkung: 'Wohnung von den Eltern, Erbengemeinschaft aus sieben Personen'".
Der zweite Fund kam auf 100 Punkte. Seine Belege: „Art der Anfrage: 'Wohnung verkaufen'; Status Vorqualifizierung: 'Verkaufsauftrag erhalten'" und „Bemerkung: 'haben Immobilie vom Vater geerbt'".
Beide bestehen ausschließlich aus abgeschriebenen Feldzeilen. Beide waren vom Modell als Gesprächsbeleg deklariert. Keiner trägt ein Datum. Und beim zweiten sagt das Feld sogar ausdrücklich, dass der Verkaufsauftrag längst erteilt ist. Das Werkzeug meldete also mit voller Punktzahl einen Kontakt als Neuentdeckung, bei dem der Auftrag schon in der Schublade lag.
Die Rollenverteilung, ausformuliert#
Aus dem Befund folgt eine Rollenverteilung, die inzwischen die ganze Bewertung trägt.
Die CRM-Felder sind der Rahmen. Sie sagen, wie das Büro diesen Kontakt führt, wo er im Prozess steht, was schon besprochen ist. Ohne sie geht jede Einschätzung an der Lage vorbei. Sie sind ein vollwertiger Beleg für eine Einordnung, und der Prompt verlangt ausdrücklich, sie dafür zu nutzen.
Der Verlauf ist die Entdeckung. Er stammt von der Person selbst, er ist datiert, und er wurde seit dem Tag seiner Entstehung von niemandem mehr gelesen. Nur dort kann etwas stehen, das das Büro noch nicht weiß.
Das ist ausdrücklich keine Aussage über Wahrheitsgehalt. Ein gepflegtes Feld ist oft verlässlicher als eine hingeworfene Notiz. Es ist eine Aussage über Entdeckungswert und Datierbarkeit.
Vier Änderungen an der Formel#
Aus der Rollenverteilung wurden vier konkrete Regeln.
Erstens ein Herkunfts-Faktor. Jedes Signal trägt seither eine Herkunft: Verlauf, CRM-Feld oder Stammdaten. Ein Verlaufsbeleg zählt voll, ein Eintrag aus den Stammdaten zu 60 Prozent, ein Feldwert zu 50 Prozent.
Zweitens eine Alters-Dämpfung, aber nur für datierte Verlaufsbelege: bis ein Jahr voll, bis zwei Jahre 90 Prozent, bis vier Jahre 75 Prozent, älter 60 Prozent. Ein Verlaufsbeleg ohne Datum zählt zu 85 Prozent. Fehlt das Datum als Angabe, wird versucht, es aus dem Belegtext zu lesen.
Dass die Dämpfung nur Verlaufsbelege trifft, ist Absicht. Ein Feldwert trägt gar kein Datum: Man weiß, was der Stand ist, aber nicht, seit wann. Ihn zusätzlich zu dämpfen wäre eine doppelte Verrechnung derselben Einordnung.
Drittens Grundpunkte nur für Kernsignale. Verkaufsabsicht, Folgeauftrag, Lebensereignis, früheres Mandat und Marktwert-Interesse bekommen einen Sockel. Eigentümerschaft und Reaktionsfreude nicht, denn das sind Einordnungen, die auf einen großen Teil jeder Datenbank zutreffen. Mit Sockel waren genau sie es, die schwache Funde über die Schwelle hoben.
Viertens: Ein Fund braucht einen Verlaufsbeleg. Punkte allein genügen nicht mehr. Fehlt die Bedingung, bleibt die Einschätzung am Kontakt, die Prüf-Liste bleibt sauber.
Die naheliegende Umgehung, und was dagegen steht#
Sobald die Herkunft die Bewertung beeinflusst, gibt es einen Weg, sie auszuhebeln: Das Modell deklariert einen Feldwert einfach als Gesprächszitat. Genau das war der gemessene Normalfall, siehe die beiden Funde oben.
Die Gegenprüfung läuft zweistufig.
Strukturell. Ein Beleg im Muster „Feld: 'Wert'" ohne jedes Datum ist keine Gesprächsstelle, unabhängig davon, wie das Feld heißt. Diese Prüfung braucht keine Feldliste und greift deshalb auch bei Feldern, die gar nicht als Kontext freigeschaltet sind.
Der Zusatz „ohne Datum" ist der Kern und schützt genau die Quelle, die erhalten bleiben soll: „Bemerkung vom 12.03.2025: '…'" bleibt ein Verlaufsbeleg, denn eine datierte Bemerkung ist ein Eintrag im Maklerbuch und damit eine echte Gesprächsspur.
Namentlich. Danach folgt ein Abgleich gegen die Feldnamen, die im Prompt standen. Feldnamen unter sechs Zeichen bleiben außen vor, damit ein kurzes Wort wie „Ort" kein echtes Zitat umdeutet.
Korrigiert wird nur in eine Richtung: Aus Verlauf kann Feld werden, nie umgekehrt. Eine Korrektur in die andere Richtung würde genau den Missbrauch ermöglichen, gegen den die Prüfung existiert.
Was das kostet#
Die ehrliche Bilanz: weniger Funde. Ein Kontakt, dessen Verkaufsabsicht ausschließlich in einem gepflegten Feld steht, erscheint nicht mehr in der Prüf-Liste.
Das ist gewollt. Dieser Kontakt ist dem Büro bekannt, seine Einschätzung bleibt am Datensatz und ist dort abrufbar, und die Prüf-Liste ist eine Arbeitsliste für Neues, keine zweite Ansicht der Stammdaten. Eine Liste, die zu 40 Prozent aus Dingen besteht, die man selbst eingetragen hat, wird nach zwei Wochen nicht mehr geöffnet, und dann ist auch der Rest verloren.
Ein Detail zur Fairness gegenüber dem Bestand: Einschätzungen, die vor dieser Umstellung entstanden sind, tragen keine Herkunftsangabe. Sie werden weiterhin wie Verlaufsbelege gerechnet, statt sie still abzuwerten. Die nächste Analyse schreibt die Herkunft ohnehin mit.