Verkaufsbereite Eigentümer in der eigenen Datenbank finden

Kaltakquise ist teuer, unbeliebt und in der Trefferquote ernüchternd. Dabei sitzt in den meisten Makler-Datenbanken bereits, was gesucht wird: Eigentümer, die schon einmal Kontakt hatten und inzwischen verkaufen wollen. Nur stecken ihre Signale verstreut in einer Mail von 2023, in einer Telefonnotiz über einen Erbfall, in einem beiläufigen „das Haus wird uns zu groß" am Ende eines Besichtigungsprotokolls.

Diese Serie beschreibt ein Werkzeug, das genau dort sucht. Sie beschreibt es vollständig, also auch die Stellen, an denen wir uns geirrt haben und nachbessern mussten. Das ist Absicht: Ein Werkzeug, das eine Wahrscheinlichkeitsaussage über die Verkaufsabsicht einer echten Person trifft, muss nachvollziehbar sein, sonst gehört es nicht in ein Büro.

Die These in einem Absatz#

Ein Maklerbüro, das seit zehn Jahren arbeitet, hat zwischen 5.000 und 30.000 Adressen im CRM. An jeder hängt ein Verlauf: Mails, Anrufe, Termine, Notizen. Dieser Verlauf wurde am Tag seiner Entstehung von einer Person gelesen und danach nie wieder. Der Bestand ist also gleichzeitig die teuerste und die am schlechtesten genutzte Ressource des Büros. In einem Referenzkonto, mit dem dieses Werkzeug entwickelt wurde, standen 70.489 Aktivitäten auf 2.832 Kontakten, im vollen Bestand 836.857 Aktivitäten. Kein Mensch liest das noch einmal durch. Eine Maschine kann es.

Was das Werkzeug tut, und was nicht#

DB-Leads durchsucht den bereits vorhandenen Kontaktbestand nach Verkäufer-Signalen und legt belegte Treffer als Funde in eine Prüf-Liste. Drei Abgrenzungen gehören sofort dazu:

• Es ist kein Werkzeug für neue Portal-Anfragen. Eingehende Leads sind ein anderes Thema mit anderen Anforderungen.
• Es ist kein CRM-Ersatz. Es liest onOffice, es schreibt in eigene Spiegel-Felder zurück, und es fasst die Stammdaten des Büros nicht an.
• Es entscheidet nichts allein. Es verschickt keine Mail, ruft niemanden an und legt keinen Auftrag an. Es sortiert vor.

Der letzte Punkt ist keine Bescheidenheitsformel. Er ist die Bauvorschrift. Alles, was das Werkzeug produziert, ist eine Vorlage für eine menschliche Entscheidung, und an jeder Stelle, an der eine Automatik denkbar wäre, steht ein Schalter, der in der Vorgabe aus ist.

Warum der Verlauf zählt und das Feld nur den Rahmen setzt#

Die wichtigste Einsicht aus der Entwicklung ist eine Rollenverteilung zwischen zwei Arten von Information.

Die CRM-Felder sind der Rahmen. Sie sagen, wie das Büro diesen Kontakt führt: Kontaktart, Status der Vorqualifizierung, Objektwunsch, Finanzierungsstand. Ohne sie geht jede Einschätzung an der Lage vorbei. Eine Bewertungsanfrage bedeutet etwas völlig anderes, wenn im Statusfeld bereits „Alleinauftrag erteilt" steht.

Der Verlauf ist die Entdeckung. Er stammt von der Person selbst, er ist datiert, und er wurde seit Jahren nicht mehr gelesen. Nur dort kann etwas stehen, das das Büro noch nicht weiß. Wer ein Feld setzt, weiß bereits davon.

Aus dieser Rollenverteilung folgt die härteste Regel des Werkzeugs: Ein Fund braucht einen Verlaufsbeleg. Eine hohe Punktzahl allein genügt nicht. Steht die Verkaufsabsicht ausschließlich in einem gepflegten Feld, bleibt die Einschätzung am Datensatz, wandert aber nicht in die Prüf-Liste. Denn dieser Kontakt ist dem Büro bekannt, und eine Arbeitsliste, die dem Büro seine eigenen Einträge zurückmeldet, ist keine Arbeitsliste, sondern eine zweite Ansicht der Stammdaten.

Der Scan in vier Stufen, grob#

Der Kern ist ein Lauf über den gesamten Bestand. Er ist so gebaut, dass er über zehntausende Adressen läuft und einen unterbrochenen Lauf fortsetzt statt neu zu beginnen. Vier Stufen, von denen nur eine Geld kostet:

1. Kandidaten. Eine indexgestützte Abfrage über alle nicht archivierten Kontakte, seitenweise über einen Cursor.
2. Vorfilter, deterministisch und kostenlos. Zeitfenster (in der Vorgabe fünf Jahre seit dem letzten Kontakt), ausgeschlossene Kontaktarten, Frische-Prüfung gegen die letzte Analyse, dazu ein Stichwort-Boost, der Kandidaten in der Reihenfolge nach vorn zieht.
3. Analyse. Nur für die Kandidaten, die übrig bleiben. Das Modell bekommt den Verlauf, die freigeschalteten CRM-Felder und das heutige Datum und muss jedes Signal mit einem Zitat belegen.
4. Bewertung und Fund. Deterministisch aus dem Ergebnis gerechnet, nicht vom Modell vergeben. Punkte, Beleg-Prüfung, dann eine Zeile in der Prüf-Liste oder eben nicht.

Teil 2 der Serie geht jede Stufe im Einzelnen durch, Teil 3 die Beleg-Regeln, Teil 4 die Punkte.

Warum das Zeitfenster den Preis begrenzt und nicht die Anzeige#

Naheliegend wäre, alles zu analysieren und am Ende nur junge Treffer zu zeigen. Das wäre bei 15.000 Kontakten unbezahlbar, und das Ergebnis der teuersten Analysen würde ohnehin versteckt. Ebenso naheliegend wäre, alte Kontakte gar nicht erst zu laden. Dann tauchen sie in keiner Statistik auf und niemand merkt, wie viel Bestand außerhalb des Fensters liegt.

Deshalb der Mittelweg: Der Vorfilter läuft über alle Kontakte und zählt, was er zurückstellt. In der Statistik eines Laufs steht dann eine Zeile wie „1.240 Kontakte außerhalb des Zeitfensters übersprungen". Dreht das Büro das Fenster auf, sind sie beim nächsten Lauf automatisch Kandidaten. Nichts wird als erledigt markiert, was nur ungeprüft ist.

Was am Ende in der Prüf-Liste steht#

Ein Fund ist keine Zahl. Er ist eine kurze Akte:

• Wer, mit Verknüpfung in den CRM-Datensatz.
• Warum, als Liste der gefundenen Signale, jedes mit wörtlichem Zitat, Datum und Quelle.
• Wie sicher, als Punktwert mit Einordnung in heiß, warm oder beobachten.
• Was jetzt, als Vorschlag für einen Gesprächseinstieg, der die Pause seit dem letzten Kontakt ausdrücklich anspricht, wenn sie länger als ein halbes Jahr ist.

Jede dieser Angaben ist prüfbar, und das ist der Punkt. Eine Empfehlung, die man nicht nachrechnen kann, wird beim ersten Fehlgriff komplett verworfen, und dann war die ganze Rechenleistung umsonst.

Die Grenzen, offen benannt#

Drei Dinge kann das Werkzeug nicht, und es behauptet es auch nicht.

Es weiß nur, was im CRM steht. Ein Eigentümer, der nie Kontakt hatte, kommt nicht vor. Wer den Bestand nicht pflegt, findet auch nichts darin.

Es liest keine Absicht, sondern Formulierungen. „Das Haus wird uns zu groß" ist ein Satz, kein Verkaufsauftrag. Der Punktwert ist eine Priorisierung für den nächsten Anruf, keine Prognose.

Es leitet nichts aus geschützten Merkmalen ab. Alter, Geschlecht, Herkunft, Religion, Familienstand und Gesundheit sind als Analyse-Kontext gesperrt, und zwar an zwei Stellen im Code, nicht nur in der Oberfläche. „Ist über 70, verkauft bestimmt bald" ist kein Signal, sondern ein Rechtsverstoß. Teil 9 der Serie behandelt das im Detail.

Für wen sich das rechnet#

Das Werkzeug lohnt sich, wenn drei Dinge zusammenkommen: ein gewachsener Bestand ab etwa 2.000 Adressen, ein CRM, in dem Gespräche tatsächlich dokumentiert werden, und ein Büro, das Zeit für Rückrufe hat. Fehlt das dritte, findet das Werkzeug Funde, die niemand bearbeitet, und das ist die teuerste Variante von allen.

Wie sich das preislich abbildet und warum es ein Add-on und keine Credit-Abrechnung ist, steht in Teil 13. Die kurze Antwort: Der Aufwand eines Voll-Scans hängt an der Größe der Datenbank und nicht an einzelnen Klicks, also gehört der Preis an die Größe der Datenbank.