DB-Leads verstehenTeil 11 von 13
Der Regelkreis: einstellen, nachsehen, nachjustieren
Die Verwerfungsgründe wurden vom ersten Tag an erfasst und nie gelesen. Teil 11 der Serie über einen Rückkanal, der aus Ablehnungen einen Vorschlag macht und aus Vorschlägen nie eine automatische Änderung.
REOSA-Team · 05.09.2026 · 5 Min. Lesezeit
Ein Werkzeug, das Empfehlungen ausspricht, muss erfahren, ob sie etwas getaugt haben. Sonst bleibt jede Einstellung eine Vermutung, und die Vermutung dessen, der die Software gebaut hat, ist selten die richtige für ein bestimmtes Büro.
Bei DB-Leads war dieser Kreis lange offen, an drei Stellen gleichzeitig.
Die drei Lücken#
Die Fund-Schwelle lag als feste Zahl im Programmcode. Damit war sie für genau ein Konto richtig. Ein Büro mit gepflegtem Bestand bekam zu wenige Funde, eines mit gewachsenem zu viele, und beide konnten nichts dagegen tun.
Ein angenommener Fund hinterließ keine Spur davon, was aus ihm wurde. Die Frage „hat sich das gelohnt" war nicht beantwortbar, nicht einmal ungefähr.
Der Verwerfungsgrund wurde vom ersten Tag an erfasst und nie gelesen. Das ist die ärgerlichste Sorte Lücke: Die Daten waren da, sauber, in einer eigenen Spalte, und niemand hat je eine Abfrage darauf geschrieben.
Der Baustein, der alles andere möglich macht#
Die wichtigste Änderung klingt unscheinbar: Die Bewertung wird für jeden geprüften Kontakt gespeichert, auch wenn kein Fund daraus wird.
Vorher blieb unterhalb der Schwelle nichts zurück. Die Frage „wie viele Funde hätte ich bei einer Schwelle von 30" war deshalb nur durch einen kompletten neuen Scan zu beantworten, also durch mehrere Stunden Wartezeit und einen vierstelligen Modell-Aufruf. Jetzt ist sie eine Datenbankabfrage, die in Millisekunden antwortet.
Daraus wird die Vorschau neben dem Regler: Wer die Schwelle verschiebt, sieht sofort, wie viele der Kontakte des letzten Laufs bei diesem Wert Funde wären.
Ein Detail daran ist entscheidend und beim Nachbauen leicht zu übersehen: Die Vorschau prüft auch die zweite Fund-Bedingung. Ein Kontakt ohne Beleg aus dem Verlauf wird nie ein Fund, egal wie hoch seine Punktzahl ist. Ohne diese Prüfung sagte die Vorschau eine Zahl voraus, die der nächste Lauf nie erreicht, und dann misstraut man beidem.
Was als Erfolg zählt, weiß nur das Büro#
Der zweite Baustein ist das Ergebnis am Fund, und es wird abgeleitet statt eingetragen. Niemand soll nach einem gewonnenen Auftrag noch einmal in die Prüf-Liste zurückgehen und dort ein Häkchen setzen. Das passiert nicht, und eine Statistik, die auf einer solchen Pflege beruht, misst am Ende die Disziplin beim Häkchensetzen.
Stattdessen markiert das Büro in seiner Pipeline, welche Phase als Erfolg zählt. Diese Markierung ist bewusst getrennt vom technischen Phasen-Typ, denn welche Phase ein Erfolg ist, ist eine Geschäftsentscheidung: Bei einem Büro ist es „Termin vereinbart", beim nächsten erst „Auftrag erteilt", und beide können technisch gleich aussehen.
Zwei Regeln zur Quote, beide aus dem gleichen Motiv:
Der Nenner sind die entschiedenen Funde, nicht alle angenommenen. Ein Fund von gestern, der noch läuft, ist kein Misserfolg. Wer ihn mitzählt, sagt jedem gut laufenden Büro, dass seine Funde nichts taugen, und zwar umso deutlicher, je mehr gerade in Arbeit ist.
Eine Quote erscheint erst ab acht Fällen. Bei drei Fällen springt sie zwischen 0 und 100 Prozent. Wer danach seine Einstellungen ändert, folgt Rauschen und verschlimmbessert.
Aus Ablehnungen wird ein Vorschlag#
Der dritte Baustein wertet die Verwerfungsgründe aus, je Signal-Typ und je Grund. Häuft sich ein Muster, entsteht ein Vorschlag, etwa „strenger stellen", nie eine automatische Änderung.
Der Schwellenwert für einen Vorschlag ist doppelt: Ein Grund muss sowohl acht Fälle als auch ein Viertel aller Ablehnungen erklären. Nur der Anteil würde bei drei Verwerfungen 67 Prozent melden. Nur die absolute Zahl würde in einem großen Bestand jeden beliebigen Grund melden, weil dort alles achtmal vorkommt.
Dass es beim Vorschlag bleibt, ist eine bewusste Grenze. Eine Formel, die sich anhand des eigenen Nutzungsverhaltens selbst umbaut, ist genau das, was an dieser Stelle niemand will: Sie wäre nicht mehr nachrechenbar, und die Nachrechenbarkeit ist der Grund, warum die Bewertung überhaupt deterministisch ist (Teil 4 und Teil 9).
Die Auswertung steht neben dem Regler, nicht in einem eigenen Auswertungsbereich. Sie ist die Antwort auf die Frage, die der Regler stellt, und eine Antwort, für die man erst in ein anderes Menü wechseln muss, liest niemand.
Wenn-Dann-Regeln: vierzehn Aktionen#
Der zweite Teil der Nachjustierung sind Regeln, die das Büro selbst schreibt. Wenn eine Bedingung zutrifft, dann tue das.
Der Regel-Editor bot anfangs acht Aktionen an, und an ihnen zeigte sich ein Muster, das erst beim Zusammenlegen auffiel: Sie wirkten alle in eine Richtung. Eine Regel konnte einen Kontakt vom Scan ausnehmen, aber nie wieder aufnehmen. Zurückstellen, aber nie hervorholen. Eine Regelsammlung, die nur sperren kann, läuft mit der Zeit voll, und danach traut sich niemand mehr, eine schärfere Regel zu bauen, weil sie sich nicht zurücknehmen lässt.
Sechs Aktionen kamen hinzu:
| Aktion | Wofür, und warum sie fehlte |
|---|---|
| Wieder in den Scan aufnehmen | Der Gegenzug zum Ausnehmen. Ohne ihn ist jede Ausnahme endgültig. |
| Archivieren | Was das Büro nicht mehr bearbeitet, verschwindet aus Board, Liste und Scan, bleibt aber vollständig erhalten. |
| Mit Grund disqualifizieren | Der Grund ist Pflicht, nicht optional. Ein Kontakt ohne Grund in der Disqualifiziert-Spalte ist von einem gelöschten nicht zu unterscheiden. |
| Wiedervorlage aufheben | Samt Abgleich der Aufgabe im CRM. Ohne den Abgleich bliebe dort eine Erinnerung an etwas, das das Werkzeug nicht mehr führt. |
| Notiz schreiben | Mit dem Regelnamen davor. „Kontaktart passt nicht" beantwortet später nicht die Frage, wer das entschieden hat. |
| Benachrichtigen | An die Betreuung, ohne Betreuung an die Inhaberin. |
Dazu eine Umbenennung, die mehr wert war als manche neue Funktion. Die Aktion „KI-Briefing erstellen" klang nach einem Text, der irgendwo abgelegt wird. Tatsächlich läuft dahinter die vollständige Qualifizierung: Analyse über den Verlauf, Phasen-Automatik, Rückschreiben nach onOffice, Abrechnung. Wer die Aktion nach ihrem Namen aussuchte, erwartete zu wenig oder fand sie gar nicht, weil er nach „qualifizieren" suchte. Sie heißt heute Vollständig qualifizieren.
Eine vierzehnte Aktion kam später dazu und ist die offenste von allen: ein onOffice-Feld auf einen Wert setzen. Damit lässt sich alles abbilden, woran wir nicht gedacht haben, ohne dass wir für jeden Sonderwunsch eine eigene Aktion bauen.
Warum das zusammen mehr ist als die Summe#
Die vier Bausteine sind einzeln je halb so wertvoll. Eine einstellbare Schwelle ohne Vorschau ist ein Regler ins Blaue. Eine Vorschau ohne gespeicherte Bewertungen kann nicht rechnen. Eine Erfolgsquote ohne markierte Erfolgsphase zeigt dauerhaft null Prozent, und niemand käme darauf, dass zuerst eine Phase zu markieren ist. Deshalb markiert die zugehörige Datenbank-Änderung in jedem Arbeitsbereich, der noch keine Erfolgsphase hat, die vorhandene Qualifiziert-Phase als Startwert.
Zusammen ergeben sie einen geschlossenen Kreis: Man stellt etwas ein, sieht, was dabei herauskommt, und justiert nach. Das ist die unaufgeregteste Beschreibung von lernender Software, die es gibt, und sie kommt ohne eine einzige Modell-Anpassung aus.