onOffice erweitern statt ersetzen

Wer „onOffice Alternative" sucht, hat fast immer einen konkreten Anlass: Ein Vorgang dauert zu lang, ein Bericht fehlt, eine Auswertung ist nicht zu bekommen, oder die Oberfläche fühlt sich nach 2014 an. Der Reflex ist dann, das System zu tauschen. In den meisten Fällen ist das die teuerste mögliche Antwort auf eine Frage, die etwas anderes meint.

Dieser Text ist deshalb nicht der Versuch, Ihnen ein anderes CRM zu verkaufen. Wir bauen keins. Er beschreibt, was ein Wechsel kostet, wann er sich trotzdem lohnt, und was die Alternative zur Alternative ist.

Was ein CRM-Wechsel wirklich kostet#

Der Lizenzpreis steht im Angebot und ist der kleinere Teil. Die eigentlichen Posten stehen nirgends:

Die Migration der Bestandsdaten. Ein Büro mit zehn Jahren Historie hat zwischen 5.000 und 30.000 Adressen, dazu Objekte, Dokumente und einen Aktivitätsverlauf. Adressen und Objekte lassen sich übertragen. Der Verlauf oft nicht vollständig, und genau er ist der Teil, der den Wert ausmacht: Eine Adresse ohne ihre Geschichte ist eine Zeile im Telefonbuch.

Die Konfiguration. Portalanbindungen, Vorlagen, Rechte, Felder, automatische Abläufe. Das ist über Jahre gewachsen und steht in keiner Dokumentation. Es wird beim Wechsel neu gebaut, meistens zweimal, weil beim ersten Mal etwas fehlt.

Die Einarbeitung. Jede Person im Büro arbeitet einige Wochen langsamer. Bei fünf Mitarbeitenden und einem Monat Einarbeitung ist das ein Vertriebsmonat, der fehlt.

Der Parallelbetrieb. Zwischen „das Neue steht" und „das Alte ist aus" liegen Wochen, in denen beide Systeme gepflegt werden. In dieser Zeit entstehen die Datenlücken, über die sich später niemand mehr erklären kann.

Rechnen Sie zusammen, und der Wechsel kostet ein Vielfaches der Lizenz. Das ist kein Argument gegen einen Wechsel. Es ist ein Argument dafür, ihn nur zu machen, wenn er das eigentliche Problem löst.

Vier Fragen vor dem Wechsel#

1. Was genau fehlt Ihnen? Schreiben Sie es als Satz auf, der mit „Ich kann nicht ..." beginnt. „Ich kann nicht sehen, welche meiner Alt-Kontakte gerade verkaufen wollen" ist eine andere Aufgabe als „Ich kann keine Provisionsabrechnung erzeugen". Die erste ist eine Auswertungsfrage und braucht kein neues CRM.

2. Liegt das Problem in den Daten oder in der Oberfläche? Wenn die Daten da sind und nur niemand sie sieht, ist ein Wechsel die falsche Antwort: Die neuen Daten sind dieselben.

3. Wie viele Ihrer Prozesse hängen wirklich am CRM? Portalübertragung, Objektverwaltung und Dokumentenablage meistens ja. Exposé-Texte, Fotobearbeitung, Terminvergabe und Recherche im Bestand meistens nicht.

4. Was passiert, wenn Sie nichts tun? Manchmal lautet die ehrliche Antwort: nichts. Dann ist auch das eine Entscheidung.

Wann ein Wechsel trotzdem richtig ist#

Es gibt Fälle, in denen Erweitern nicht hilft:

• Das System hat keine brauchbare Schnittstelle. Ohne API bleibt jede Erweiterung eine Kopieraufgabe von Hand.
• Der Anbieter stellt das Produkt ein oder entwickelt es erkennbar nicht mehr weiter.
• Die Datenhaltung selbst ist das Problem, etwa weil Objekte und Adressen nicht sauber verknüpft sind.
• Die Kosten stehen in keinem Verhältnis zur Nutzung, weil Sie für Module zahlen, die niemand öffnet.

onOffice fällt in keine dieser Kategorien. Es hat eine dokumentierte Schnittstelle, wird weiterentwickelt und ist im deutschsprachigen Raum verbreitet genug, dass sich Anbindungen lohnen.

Die Alternative zur Alternative#

Wenn das CRM bleibt und trotzdem etwas fehlt, gibt es einen zweiten Weg: Werkzeuge, die auf dem vorhandenen Bestand arbeiten, ohne ihn zu übernehmen.

So arbeitet diese Plattform. Sie liest über die onOffice-Schnittstelle:

• Objekte samt Stammdaten, Fotos und Dokumenten,
• Adressen und Kontakte,
• den Aktivitätsverlauf, also das Maklerbuch mit Mails, Anrufen, Terminen und Notizen,
• den Feldkatalog des Kontos, damit auch eigene Felder gefunden werden und nicht nur die Standardnamen.

Der letzte Punkt klingt technisch und ist der wichtigste. Jedes onOffice-Konto sieht anders aus, weil jedes Büro eigene Felder angelegt hat. Eine Anbindung, die eine feste Liste von Feldnamen annimmt, findet in einem gewachsenen Konto fast nichts und behauptet dann, es gäbe nichts zu finden.

Zurück geht nur, was jemand freigegeben hat, und es geht in eigene Felder. Ihre gewachsenen Stammdaten fasst die Plattform nicht an. Wenn Sie die Zusammenarbeit beenden, bleibt onOffice genau so, wie es vorher war, plus ein paar Zusatzfelder, die Sie ignorieren oder löschen können.

Was das konkret bedeutet#

Zwei Beispiele aus der Praxis, beide ohne CRM-Wechsel:

Der Bestand als Akquise-Quelle. In einem gewachsenen Kontaktbestand stehen Eigentümer, die verkaufen wollen. Ihre Signale liegen verstreut in einer Mail von 2023, in einer Telefonnotiz über einen Erbfall, in einem Halbsatz am Ende eines Besichtigungsprotokolls. Kein Mensch liest 800.000 Aktivitäten noch einmal durch. Ein Werkzeug kann es und legt belegte Treffer in eine Prüf-Liste. Entschieden wird im Büro.

Exposé-Texte aus Objektdaten. Die Angaben stehen bereits im CRM. Was fehlt, sind fünf unterschiedlich lange Textabschnitte entlang der OpenImmo-Struktur, ein Pflichtblock aus dem Energieausweis und eine Prüfung auf Formulierungen, die nach dem Gleichbehandlungsgesetz heikel sind. Das ist Fleissarbeit, kein CRM-Problem.

Die ehrliche Grenze#

Diese Plattform ersetzt kein CRM, und sie will es nicht. Wenn Ihr Problem heisst „mein CRM verwaltet Objekte schlecht", dann hilft Ihnen hier niemand. Wenn es heisst „auf meinen Daten passiert zu wenig", ist Erweitern der kürzere Weg.

Und noch eine Grenze: Heute liest die Plattform onOffice vollständig. Propstack und FlowFact sind angekündigt und noch nicht angebunden. Welches System heute wirklich gelesen wird, steht auf der Seite zu den Anbindungen, mit dem echten Stand statt einer Logo-Wand.